Para que una plataforma de adquisiciones de Estado funcione bien, es necesario visualizar ejemplos alternos y compararlos con la realidad actual. Daré un ejemplo real de la empresa mediana en la cual participo.
Las unidades de proyectos generan requisiciones, que al ser aprobadas pasan a ser órdenes de compra.
El proveedor y precio salen del catálogo electrónico que es alimentado del resultado de las licitaciones. Al entregarse el producto, este ingresa al inventario y se genera la orden de pago aplicándola a la ejecución presupuestaria.
Todo el proceso no requiere papeles y hay un rastro de soporte completo, sin posibilidad de abuso o lentitud, manejado por un mínimo de personal.
La cantidad de ítems y unidades es mucho menor que la de todo el aparato estatal, pero es más una diferencia de escala que de sustancia.
Generalmente la inversión se paga muy rápidamente, aun cuando sea parte de sistemas moderadamente ordenados y modernos. Cuando la obsolescencia, la atomización y la complejidad son mayores, creemos que el efecto se magnifica.
El Estado, con sus mayores capacidades, debe ser capaz de implementar algo más robusto que cumpla con esto y más. Por ejemplo, el proceso de las licitaciones puede ser inteligente y dinámico. Se pueden incluir valores diferenciados por volumen, secuencia, lugar de entrega y otros, y el programa escoge según los parámetros la adjudicación.
El sistema igualmente funciona de herramienta de control presupuestario, ya que va vinculado al mismo y se puede llevar a cualquier grado de detalle.
Se podría ir mucho más lejos al vincular las herramientas existentes con el presupuesto, universalizar catálogos, crear programación para manejar las licitaciones en el mismo, hacer órdenes de compra y pago y manejar inventarios.
