En 2020, las empresas de todo el mundo ya han convertido más de la mitad de sus documentos a formato digital. En 2025, el proceso continúa, y cada vez más empresas recurren al almacenamiento de archivos digitales. El método es mucho más cómodo que los archivos en papel, pero plantea nuevos retos.
Tanto si perteneces a una empresa como si eres un particular, es posible que necesites archivar documentos y busques métodos de organización eficaces. Este artículo cubre las prácticas más eficientes. Vea cómo editar y desunir PDF con la herramienta en línea PDF Guru y aprenda las mejores formas de estructurar archivos.
Decide los objetivos y los documentos que vas a archivar
Para archivar documentos de forma eficiente, piense en sus objetivos: escanear todo a la vez no es eficiente. En primer lugar, considere el objetivo: ahorro de tiempo, protección de los archivos, mayor facilidad para compartir y navegar, etc.
En segundo lugar, asigne el presupuesto. Si puedes contratar a gestores que organicen y escaneen los archivos, el proceso no llevará mucho tiempo. Sin embargo, debes ser más organizado si la tarea recae sobre ti.
Truco de vida: Empiece por los archivos más importantes
Escanear todos los papeles a la vez no tiene mucho sentido. Para empresas con varios años de historia, el proceso puede llevar meses. En su lugar, empiece por los documentos más importantes:
-Acuerdos y contratos, activos en el momento
-Datos sobre clientes actuales
-Informes financieros e información jurídica, esenciales para el cumplimiento de la ley.
En general, debe empezar por los archivos que su equipo utiliza a diario. Después, pase a los archivos e informes rutinarios. En cuanto tengas una estructura bien organizada, empieza a archivar los ficheros en orden cronológico, empezando por los más recientes.
Seleccione el formato de archivo y el software de edición adecuados
Imagina que necesitas combinar varios informes en uno, editar archivos existentes o extraer la página de un documento grande. En estos casos, almacenar todos los documentos en un solo formato es la opción más conveniente. Los expertos recomiendan encarecidamente el PDF como formato de archivo universal para el trabajo:
-Los archivos PDF conservan la calidad y el formato al compartirlos
-Se pueden combinar y dividir fácilmente las páginas del documento
-El PDF puede protegerse con contraseñas
-El formato es adecuado tanto para la edición como para el almacenamiento a largo plazo.
Además, el formato admite textos, hojas de cálculo, diagramas, imágenes, gráficos y multimedia. Así, puedes combinar todos los elementos posibles en un solo documento para organizar documentos de diferentes departamentos.
Elija el almacenamiento en la nube o la sala de datos en función de sus prioridades
El almacenamiento en la nube es la mejor forma de organizar cómo archivar documentos para un equipo. De este modo, todos los usuarios conectados pueden acceder a los archivos, editarlos y compartirlos en tiempo real. Los sistemas profesionales en la nube también ofrecen herramientas de colaboración y secciones de comentarios.
Elige el almacenamiento en función de tus objetivos. Google Drive y DropBox son adecuados para el día a día y son intuitivos. Mientras tanto, si necesitas una protección más fuerte y varios niveles de acceso para los empleados, elige salas de datos profesionales. Amazon Web Services sigue siendo la opción líder.
Crea nombres coherentes para los documentos
Ahora que ya has elegido los formatos y los lugares para almacenar el archivo, necesitas ideas para organizar documentos en oficina digital. Siga estos pasos:
1. Crea carpetas para los grupos de archivos más grandes: informes financieros, acuerdos, información sobre productos, contenido de la empresa, etc.
2. Las subcarpetas pueden servir como «niveles» dentro de los grupos de archivos. Por ejemplo, divida las descripciones de productos por clase de producto, u ordene los informes por años/meses.
3. Invente una nomenclatura coherente. Los nombres aleatorios provocan confusión y pérdida de archivos. En su lugar, nombra los archivos separados por la fecha o la palabra clave.
Discuta las prácticas de asignación de nombres en el equipo, para que todos los empleados puedan seguir el mismo enfoque de estructuración.
Convierta las copias de seguridad en una rutina
Por último, no hay ordenadores ni sistemas en la nube 100% seguros. En caso de que pierdas archivos o algo vaya mal en el proceso de edición, las copias de seguridad son tus mejores amigas.
Incluso en 2025, los expertos recomiendan recurrir al hardware para almacenar las copias de seguridad: discos de carne, tarjetas de memoria, etc. Aunque el método parece anticuado, sigue siendo la forma más segura de almacenar archivos a largo plazo. En caso de que tu almacenamiento se estropee, sube la copia de seguridad y utilízala en su lugar.
Conclusión
Digitalizar todos los documentos a la vez puede ser una tarea complicada. Utilice estos consejos en el orden sugerido para que los procesos sean fáciles y organizados. Recuerda: decidiendo cómo organizar documentos hoy, inviertes en comodidad y seguridad a largo plazo.
