Tegucigalpa, Honduras.
Cuando un cliente nos contrata para ayudarlo a manejar una reunión fuera de la empresa, siempre le hacemos al organizador las mismas dos preguntas:
¿Qué quiere haber debatido, decidido o descubierto para cuando termine la sesión y que usted y su equipo no hayan abordado antes?
¿Qué quiere que digan los asistentes cuando los miembros de sus equipos les pregunten en la oficina qué pasó en la gran reunión?
No importa si hablamos de una reunión con ocho personas de la junta directiva, de un encuentro con 15 integrantes del equipo ejecutivo o de una conferencia de liderazgo con 150 personas; el primer paso al planificar una reunión corporativa importante debería ser redactar una serie de metas iniciales basadas en la respuesta a estas preguntas.
La lista no tiene que ser larga. Entre tres y cinco puntos son más que suficientes.
Revise estos puntos con las otras partes interesadas de la reunión. Una vez que todos coincidan, comunique a los demás asistentes que estos objetivos son finales. Esto ayuda a mantener el enfoque.
La lista de objetivos impulsará decisiones importantes sobre aspectos de la reunión:
Agenda. Diseñe una agenda y planifique cada actividad de acuerdo con los objetivos establecidos. ¿Todos los puntos de la agenda ayudan a alcanzar uno o más de los objetivos? ¿Hay algún objetivo que no pueda concretarse con lo que ha planeado?
Asistentes. El número e identidad de los participantes debería basarse en el alcance de la reunión. Por ejemplo, si necesita tomar decisiones, reúna a un grupo más pequeño. Si la meta es generar ideas o conseguir amplia aceptación organizacional para una iniciativa, debería invitar a un grupo más grande.
Lectura previa. No abrume a las personas con material no relacionado con los objetivos. Use su lista de metas para determinar qué va a enviar antes, y qué no.
Ubicación. La ubicación de una reunión también debería reflejar los objetivos; por ejemplo, si sus metas se centran en una región específica, vaya allí. Si un objetivo es que todo mundo se conozca mejor, elija un lugar diseñado para socializar.
Compartir los objetivos de esta forma asegura que todos “vayan a la misma reunión”. (Bob Frisch y Cary Greene son socio-directivo y socio, respectivamente, en Strategic Offsites Group en Boston).
