Washington, Estados Unidos.
Por qué las reuniones son tan predeciblemente improductivas? ¿Por qué cuanta más gente pongamos en la misma sala, más seguro es que la reunión terminará tarde y todo mundo se sentirá impotente para hacer algo al respecto?
A continuación siete intervenciones que puede usar para evitar que las reuniones divaguen:
Vaya preparado. Puede organizar una conversación caótica y ganar influencia simplemente llegando con una postura claramente articulada respecto al tópico tratado.
Fije límites. Si una reunión programada regularmente es notoria por empezar y terminar tarde, informe a la gente cuáles son los límites.
Por ejemplo, pudiera decir: “Entiendo que estamos empezando tarde, pero hice un compromiso con el equipo Murphy que quiero respetar, así que voy a tener que parar a las 10:45 am”.
Confíe en sus instintos. Si se está sintiendo perdido o aburrido, haga caso y eche un ojo para ver si los demás también se están sintiendo igual.
“No estoy seguro de estar siguiendo la discusión. Al parecer nos estamos moviendo entre tres puntos distintos de la agenda. ¿Alguien más piensa como yo?”
Repita lo no tan obvio. Si la discusión está cambiando entre dos o más problemas, sugiera que el grupo aborde uno a la vez.
Haga la pregunta que nadie quiere hacer. Por ejemplo: “Algunos de los comentarios sugieren que estamos cuestionando la decisión original. ¿Es así?”
Detecte la mala hierba. Haga notar las digresiones en detalles improductivos. Todos los participantes son responsables del éxito de la reunión, así que si no dice nada, es parte del problema.
En cambio, diga algo como: “Parece que estamos de acuerdo en la política, así que en lugar de parafrasearla ahora, ¿por qué no hacemos que alguien escriba un borrador?”
Clarifique responsabilidades al final. Incluso si no está a cargo de la reunión, puede hablar para decir: “¿Podemos tomarnos un segundo para resumir lo que acordamos y quién hará qué, y para cuándo?
Tal vez yo sea el único que no lo tiene claro, pero quiero estar seguro de respetar mis compromisos”.
