El uso del teléfono en el ámbito laboral es importante, tanto por su utilidad como por la imagen que proyecta en su empresa o empleados, pero qué pasa cuando estamos en una reunión. Vivir Mujer Etiqueta le dice cómo manejar esa situación.
Conteste enseguida su teléfono: dejarlo sonar hasta que acaba una conversación que está atendiendo con un cliente o encuentre algo que está buscando en el archivo molestará a sus compañeros de trabajo y hará perder tiempo a la persona que le llama. En el caso de que esté en una reunión, lo ideal es mantenerlo en silencioso, a fin de no incomodar a los demás. Una vez que salga de la junta, devuelva las llamadas que considera importantes.
Recomendaciones
“Recuerde que su voz es un factor clave de la eficacia al hablar por teléfono. Crea en la mente de su interlocutor la imagen de lo que es usted. Su voz revela tanto su personalidad como su actitud hacia quien le escucha”, aconseja María José de Fernández, directora de la escuela de refinamiento Santa María de la Providencia.
Identifíquese al comienzo de la llamada. Mencionar su nombre es una deferencia particular que agradecerá la persona que le oye, especialmente si su apellido es difícil de pronunciar. Sea profesional, no se deje llevar por los instintos personales. No se dirija nunca a otra persona usando términos de mucha confianza como “lindo”, “querido”, “amor” , etc. No golpee nunca el auricular. Si usted se equivocó al marcar un número actúe con fineza y educación.
Lo permitido
1 Utilice un tono entusiasta y conteste lo más pronto posible, procure no hacer esperar a alguien, a no ser que sea totalmente necesario.
2 Si es usted de los que acostumbra trabajar y escuchar música a la vez, interrumpa o baje el volumen mientras atiende el teléfono.
4 Muestre que está interesada y utilice el nombre de quien le habla.
3 Salude a cada interlocutor agradablemente y trate cada llamada como importante.
5 Si promete devolver una llamada para suministrar más datos, cumpla su promesa.
¿Lo que no debe hacer?
1 No utilice frases como “quiere saber quién lo llama”, “no está” o “llame más tarde”, en cambio puede decir : “¿Podría decirme quién lo llama?” o “No está ahora en su oficina, ¿podría llamar más tarde?”
2 Es incorrecto decir “El señor González no vendrá hoy y no sé cuándo volverá”.
4 En lugar de dar una respuesta seca, usted puede responder amablemente, por ejemplo: “Lo lamento, pero está atendiendo otra llamada, ¿Desea esperar o que lo llame más tarde?”.
3 Si la persona en el otro lado del auricular desea dejar un mensaje, asegúrese de obtener los datos correctos y deletrear el nombre de la persona correctamente.
