Si observamos atentamente a las personas exitosas notamos que tienen algunas características comunes entre las que especialmente se distinguen: tienen objetivos claros y administran cuidadosamente su tiempo. Sin un objetivo claro de lo que queremos conseguir, no podemos planificar los pasos que nos acercan a la meta y andamos a tientas y locas.
No importa cómo lo dividamos, el día solo tiene 24 horas y, además es bastante equitativo: ricos y pobres, hombres y mujeres, jóvenes y adultos, todos tenemos la misma cantidad de horas para invertir en un día. Otra de las características importantes del tiempo es que no lo podemos almacenar ni podemos comprarlo. Entonces la clave reside en aprender cómo usarlo sabiamente. A continuación te propongo 5 ideas que te ayudarán a incrementar tu productividad usando eficientemente el tiempo.
1
Monitorea como usas actualmente tu tiempo
Foto: La Prensa
Comienza por adquirir una agenda y organízate.
Si te parece que el día “se te va” muy rápido y te quedan cosas pendientes, trata de llevar un registro de tus actividades diarias. Si no tienes una agenda (¿cómo puedes ser?) bastará con hacer pequeñas anotaciones en una hoja de papel o, mejor aún si usas computadora todo el día.Una vez que ves en que se te va el tiempo, puedes identificar y pon tu foco en las tareas que te reportan los mayores retornos, tanto personales como financieros.
Comieza anotando a qué hora te levantas, a qué hora estás lista para empezar con el trabajo. ¿Cuánto tiempo se te va en actividades como leer y contestar emails, llamadas telefónicas y trabajo específico?
2
Calcula cuánto vale tu tiempo:
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Revisa la cantidad de actividades que haces y analiza qué cosas puedes delegar.
“Time is money”… Si sabes cuánto vale realmente tu tiempo, entonces puedes tomar mejores decisiones. Si, por ejemplo, tu tiempo vale 250.00 la hora, es mucho mejor negocio contratar a un asistente para hacer un trabajo de 75.00 la hora. De esa forma te quedas con 175.00 por hora para emplearlos en tareas más beneficiosas para tu actividad. Recuerda también de calcular cuántas horas diarias necesitas dedicar a actividades facturables (lo que efectivamente puedes cobrarle a tu cliente) para alcanzar los beneficios deseados. Y también ten en cuenta cuanto tiempo debes dedicarle diariamente a los nuevos proyectos que mantienen tu actividad en movimiento.
3
Arma un cronograma diario:
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Empezarás a sentirte menos estresada y más productiva cuando aprendas a planificar tus deberes.
No comiences tu día sin una lista de cosas para hacer. Primero has una lista de todas las tareas y luego categorícelas según su importancia. Luego ordena los proyectos grandes e inmanejables en tareas “realizables”, no sólo serán menos intimidantes sino que te resultarán objetivos fáciles de alcanzar.
4
Prioriza:
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Prioriza, prioriza, prioriza.
¿Tienes más cosas para hacer que horas tiene el día? Al asignarles prioridades a tus tareas, te aseguras que estás encarando las más importantes. Crea un sistema que funcione para ti.
Házte las siguientes preguntas (y contéstalas sinceramente):
¿Qué tareas deben quedar hechas hoy?
¿Cuáles se pueden reprogramar?
¿Cuáles pueden ser delegadas a otra persona?
¿Cuáles son las que me acercan más a mis objetivos y prioridades?
¿Cuáles puedo eliminar sin comprometer mis objetivos?
5
Aprenda a decir NO:
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No te sientas mal cuando debas negarte a hacer ciertas cosas, recuerda: 'el que mucho abarca poco aprieta'.
¿Cada vez agrega más tareas a tu ya interminable lista? No pierdas el control de tu tiempo. Sé firme y mantén tus límites personales. Es difícil mantener los límites con los clientes que muchas veces se obnubilan con sus propias necesidades.
¿Tengo realmente el tiempo y la energía necesaria para hacer esta tarea extra?
¿Qué pasa con este cliente, es bueno para mi actividad?
¿Será lucrativa?
¿La tarea invade mi tiempo personal?
¿Esta tarea es acorde con mi lista de prioridades?
Recuerda: si estás bien descansada y dedicas a tu familia y a ti el tiempo que se merecen, estarás más contenta y serás más productiva en tu trabajo.
