Por inercia y costumbre, los trámites burocráticos (Gobierno central, dependencias y alcaldías) se vuelven cada vez más engorrosos, aunque la tecnología y las comunicaciones mejoran. Para simplificar, es necesario hacer un análisis de los pasos y los procesos, definiendo lo que es necesario y eliminando lo demás mediante el uso de la tecnología moderna (almacenamiento en la nube, banca electrónica, formularios virtuales, etc.). Aplicando los criterios mencionados a continuación, y otros, deberíamos lograr una mejora sustancial.
Menos frecuencia: La frecuencia es el criterio más importante. La inmensa mayoría de los trámites que se realizan en muchas oficinas públicas son renovaciones, la cual es una herramienta de cobro ya obsoleta. No debe repetirse un proceso ya realizado a menos que cambien las condiciones. Un permiso de operación (por ejemplo) no debería requerir una renovación anual si no hay cambio de giro o condiciones del negocio. Perfectamente bien puede residir el permiso permanentemente en una base de datos. La vigencia sería dependiente de la cancelación de la declaración de ingresos.
Esto incluye obviar los requisitos secundarios asociados con la renovación.
Menos presencia: actividades que requieren interacción humana directa se pueden hacer por vía electrónica. Cualquier trámite rutinario para el que cientos de personas hacen fila pudiese ser hecho remotamente.
El costo del trámite incluye el tiempo de la persona atendida más el de todas las personas en espera. La tecnología de digitalizar documentos y el acceso a la nube deberían volver a un mínimo la necesidad de comparecer.
Por ejemplo, el permiso de operación, podría estar en un formato electrónico que haga referencia a los códigos de los documentos (obviando digitalizarlos).
