San Pedro Sula, Honduras.
El exceso de juntas es un mal que afecta a pequeñas, medianas y grandes organizaciones.
Su principal síntoma es la sensación de improductividad entre los asistentes.
De acuerdo con la Asociación Mexicana del Trabajo en Equipo, un ejecutivo promedio se la pasa 21 semanas al año en juntas: casi la mitad del año, pero el asunto se torna más crítico cuando entre el 25 y 50% de éstas son completamente innecesarias. ¿Por qué son improductivas?
Las reuniones de trabajo son importantes para el negocio debido a la lluvia de ideas, discusiones y el diálogo abierto entre todos, así como la toma de decisiones.
Sin embargo, las principales causas por las que tienen poca eficiencia y desperdician el tiempo de todos son:
• Se invita a gente que no debería ser invitada.
• No invitan a los que deberían.
• No se clarifica el propósito de la reunión en la convocatoria.
• No empiezan ni terminan a tiempo.
• No se llegan a resultados concretos o se toman más del tiempo necesario.
La primera recomendación es comenzar a la hora señalada, no importa que no estén presentes todos los participantes, la mayoría suele llegar cinco o diez minutos tarde, no hacerlo puede interpretarse como falta de respeto para las personas que llegaron a tiempo.
Para terminar con todo lo de la agenda es necesario que no se distraigas en otros temas, y si alguien trata de discutir otro punto que no resulte relevante para esta junta recuérdele con respeto que eso no está en la agenda y que se abordará en otro momento si hay tiempo o en otra reunión.
De igual manera, recuerde que las juntas no son el momento para cumplir con las tareas encomendadas.
